Elements PlugIn - importere dokumenter fra Word, Excel og Power Point

?pne Elements PlugIn i Word, Excel og Power Point

• Du kan importere dokumenter direkte fra Word, Excel og Power Point med Elements Plugin.
• I verkt?ylinjen til disse programmene, under fanen hjem og helt til h?yre, finner du en knapp som heter Arkiver Elements.

• For ? importere dokumentet inn i Elements, trykker du p? denne knappen.
• Er du ikke logget inn, vil det f?rst dukke opp et innloggingsbilde. Velg Logg inn nederst i dette bilde. For ? se hvordan du videre logger deg inn i Elements, kan du se p? veiledningen Innlogging Elements.

Menyen i Elements PlugIn

• N?r du er logget inn, kommer det opp en meny med fire valg, ?pne Dokumentmal, Arkiver, Mine s?k og Ny sak

?pne dokumentmal (brukes kun i Word)

• ?pne dokumentmal er et av valgene du f?r i PlugIn-menyen.
• Dette valget fungerer bare i Word, da det ikke er maler i Elements for Excel og Power Point.
• Her kan du ?pne en dokumentmal og importere dokumentet til Elements.

Velge dokumentmal

• Det f?rste som kommer opp n?r du trykker p? ?pne dokumentmal, er et bilde hvor du kan skrive inn tittel p? dokumentet og og velge dokumentmal.
• Felt markert med r?d stjerne* m? v?re utflyt for ? kunne g? videre

• Dokumenttittel: Her legger du inn Tittelen p? dokumentet
• Sist brukt: Kommer opp hvis du har brukt maler i Elements tidligere. Velger du en av disse, blir de neste feltene i vinduet automatisk utflyt.
• Dokumentmal: Her velger du dokumenttype, som utg?ende brev eller notat.
• Dokument maltype: Her velger du maltype (velg Dokumentmal?)
• Dokumentmal: Her velger du den malen du ?nsker ? bruke.

 Knytte malen til en sak

• N?r du har fylt ut feltene, trykker du p? den runde knappen nederst med lagringssymbol.
• Da kommer du videre til et registreringsbilde. 

• I dette registreringsbildet knytter du dokumentet til en sak i Elements og registrerer opplysninger om det.
• Felt markert med r?d stjerne* m? v?re utflyt for ? kunne g? videre.
• For ? f? fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du p? Flere detaljer. 

• Sak :Her kan du skrive inn saksnummeret, eller s?keord fra sakstittel, p? den saken du ?nsker ? legge dokumentet inn i. Det kommer da opp en liste med forslag som du velger fra.
  • M? du opprette ny sak, gj?r du dette ved ? trykke p? tittelen p? feltet, Sak. 
  • Da f?r du opp et nytt registreringsbilde hvor du legger inn opplysninger om den nye saken.
  • N?r du er ferdig trykker du p? Lagre ny sak nederst i bildet.
  • Du kommer da tilbake til det opprinnelige registreringsbilde, og den nye saken vil da v?re utfylt i saks-feltet.
• Tittel: Her finner du dokumentets tittel og kan redigere den ved behov.
• Dokumenttype: Her finner du dokumenttypen og kan redigere den ved behov.
• Mottakere: Her legger du inn mottaker.
• Tilgangskode: Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du p? en tilgangskode her.
• Tilgangsgruppe: Tilh?rer dokumentet en personalmappe, m? du unders?ke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe L?NN. Andre tilgangsgrupper kan ogs? v?re aktuelle.

?pne dokumentmalen

• N?r du er ferdig, trykker du p? ?pne dokumentmal nederst i bildet.
• Et bekreftelsesvindu dukker opp og deretter ?pnes et worddokument med malteksten du har valgt ? bruke.

Lukke malen

• N?r du er ferdig med ? skrive i dokumentet, lukker du det.
• Da kommer det opp en innsjekkingsboks.
• Denne lukker seg automatisk etter noen sekunder, s? det kan v?re lurt ? klikke p? den med en gang den dukker opp. Da forsvinner den ikke f?r du avslutter selv.

• Hvis du skal ferdigstille eller sende p? godkjenning, kan du velge det her.
• Deretter trykker du p? OK nederst til h?yre.

Arkiver

• Arkiver er et av valgene du f?r i PlugIn-menyen.
• Her kan du importere dokumentet inn i Elements.
• Det kommer opp et registreringsbilde n?r du trykker p? dette valget.

• Felt markert med r?d stjerne* m? v?re utflyt for ? kunne g? videre.
• For ? f? fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du p? Flere detaljer. 

• Sak :Her kan du skrive inn saksnummeret, eller s?keord fra sakstittel, p? den saken du ?nsker ? legge dokumentet inn i. Det kommer da opp en liste med forslag som du velger fra.
  • M? du opprette ny sak, gj?r du dette ved ? trykke p? tittelen p? feltet, Sak. 
  • Da f?r du opp et nytt registreringsbilde hvor du legger inn opplysninger om den nye saken.
  • N?r du er ferdig trykker du p? Lagre ny sak nederst i bildet.
  • Du kommer da tilbake til det opprinnelige registreringsbilde, og den nye saken vil da v?re utfylt i saks-feltet.
• Tittel: Her finner du dokumentets tittel og kan redigere den ved behov.
• Dokumenttype: Her finner du dokumenttypen og kan redigere den ved behov.
• Mottakere: Her legger du inn mottaker av brevet/notatet.
• Tilgangskode: Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du p? en tilgangskode her.
• Tilgangsgruppe: Tilh?rer dokumentet en personalmappe, m? du unders?ke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe L?NN. Andre tilgangsgrupper kan ogs? v?re aktuelle.

• N?r du er ferdig med ? registrere opplysningene velger du Arkiver nederst i bildet.
• Det kommer da opp et gr?nt felt under Arkiver-knappen hvor det st?r Oppgaven fullf?rt. Dokumentet har da lagt seg inn i saken i Elements.

Mine s?k

• Mine s?k er et av valgene du f?r i PlugIn-menyen.
• Her kan du ogs? importere dokumentet inn i Elements.
• I nedtrekksmenyen til dette valget f?r du opp s?kene Siste journalposter og Siste saker.

Siste journalposter

• Her f?r du opp en liste med de 10 siste journalpostene du har v?rt inne i.
• Du kan blant annet redigere, besvare, avskrive, ferdigstille eller ekspedere herfra.
• N?r du trykker p? en av journalposten i trefflisten, dukker det opp en meny med valg tilpasset type journalpost og status p? denne. 

Siste saker

• Her f?r du opp en liste med de 10 siste sakene du har v?rt inne i.
• Du kan opprette nytt dokument her.
• N?r du trykker p? en av sakene i trefflisten, dukker det opp et registreringsbilde.

• Felt markert med r?d stjerne* m? v?re utflyt for ? kunne g? videre.
• For ? f? fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du p? Flere detaljer. 

• Sak: Er ferdig utfylt med den saken du valgte fra s?kelisten. 
• Tittel: Her skriver du inn dokumentets tittel.
• Dokumenttype: Her velger du dokumenttype fra nedtrekksmenyen.
• Mottakere: Her legger du inn mottaker av brevet/notatet.
• Tilgangskode: Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du p? en tilgangskode her.
• Tilgangsgruppe: Tilh?rer dokumentet en personalmappe, m? du unders?ke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe L?NN. Andre tilgangsgrupper kan ogs? v?re aktuelle.

• N?r du er ferdig med ? registrere opplysningene velger du Arkiver nederst i bildet.
• Det kommer da opp et gr?nt felt under Arkiver-knappen hvor det st?r Oppgaven fullf?rt. Dokumentet har da lagt seg inn i saken i Elements.

Ny sak

• Ny sak er et av valgene du f?r i PlugIn-menyen.
• Her kan du opprette ny sak og nytt dokument i Elements.
• N?r du trykker p? Ny sak, dukker det opp et registreringsbilde.

• Felt markert med r?d stjerne* m? v?re utflyt for ? kunne g? videre.
• For ? f? fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du p? Flere detaljer.

• Tittel: Her skriver du inn sakens tittel.
• Arkivdel: Enkelte sakstyper tilh?rer en annen arkivdel enn Saksarkiv. Feltet har en nedtrekksmeny hvor man kan velge andre arkivdeler.Eksempler p? sakstyper med annen arkivdel er:
  • Studentmapper som tilh?rer arkivdel Studentarkiv
  • Personalmapper som tilh?rer arkivdel Personalarkiv.
• Tilgangskode: Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du p? en tilgangskode her.
• Tilgangsgruppe: Tilh?rer dokumentet en personalmappe, m? du unders?ke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe L?NN. Andre tilgangsgrupper kan ogs? v?re aktuelle.

• N?r du er ferdig med ? registrere opplysningene velger du Lagre ny sak  nederst i bildet.

• Da kommer det opp et nytt registreringsbilde hvor du kan registrere et nytt dokument p? saken.

• Felt markert med r?d stjerne* m? v?re utflyt for ? kunne g? videre.
• For ? f? fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du p? Flere detaljer.

• Sak: Er ferdig utfylt med den saken du opprettet. 
• Tittel: Her skriver du inn dokumentets tittel.
• Dokumenttype: Her velger du dokumenttype fra nedtrekksmenyen.
• Mottakere: Her legger du inn mottaker av brevet/notatet.
• Tilgangskode: Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du p? en tilgangskode her.
• Tilgangsgruppe: Tilh?rer dokumentet en personalmappe, m? du unders?ke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe L?NN. Andre tilgangsgrupper kan ogs? v?re aktuelle.

• N?r du er ferdig med ? registrere opplysningene velger du Arkiver nederst i bildet.
• Det kommer da opp et gr?nt felt under Arkiver-knappen hvor det st?r Oppgaven fullf?rt. Dokumentet har da lagt seg inn i saken i Elements.